効率化日々の仕事

時間を”見える化”してみる

今週明けから、年始初めの方も多いのではないかと思います。
自身も、この4日から公的機関でのコーディネーター対応で、
新年の業務が始まりました。

エレベーターから見える、ある日のスカイツリー。晴れた日は、キレイに見えます!

■二元管理で予定ミスを極力減らす

毎年、年末年始の休みを使って、
新・旧年のスケジュール手帳とGoogleカレンダーを使って、
年間で決まっている内容を中心に、予定を確認する時間をとっています。

一時期、手帳に書き込むのが面倒になってしまい、
Googleカレンダーに一本化していた時期もあったのですが、
日時を誤入力している予定がポツポツあって…(苦笑)

昨年は、「Google入力 → 手帳書き込み」の順で進めていました。
だいぶ予定ミスが減ってきたのですが…
慌ただしい時期になってくると、
手帳への書き込み遅れが何度かあって、冷や汗をかいた場面がありました。

そこで今年から、
「手帳書き込み → Google入力」に変えてみました。
この方法で、しばらく様子を見てみようと思います。

 

■予定を「タテ」「ヨコ」「色」で見える化する

毎年使用するスケジュール手帳については、
サイズ感は多少異なるものの、

一日の予定が分かりやすい「バーチカルタイプ」のものを使っています。

今年は、月の満ち欠けが分かるものを選びました。

 

書き込む際には、
3種のフリクションボールペン、シャープペンを使用しています。

たとえば、こんな感じに…

「黒:仕事の予定」「青:セミナー等の受講」
「ピンク:Offの予定(自分と家族)」「シャープペン:仮予定」

このとき、できれば移動時間も含めて記入しておくようにします。

一日、一週間の予定は、こんな感じで…。(移動時間は、まだ入れていませんが…汗)

 

予定が慌ただしい時は、
この合間に「To Doリスト」も書いておき、確認することもあります。
こうすると、一週間の予定の時間配分が分かりやすくなるので、
心理的に、少し気持ちが安心します。

Googleカレンダーは、基本的に「月単位」で使用します。
「一ヶ月、どのような過ごし方をしているか?」を確認するようにしています。

 

On / Off の予定が分かるように…。

 

予定の「色分け」や、
時間を「タテ(一日)」と「ヨコ(一週間、月間)」に切り分けることで、
自身の予定を“見える化”できます。

この方法を採り入れてから…
振り返りや今後の予定を立てる際、
じっくり、向き合うことができるようになってきたかも知れません。

 

■頭の中だけで終わらせない

新しい年を迎えて、
「今年は、新たに何かを始めてみたい」
という方も、多いのではないでしょうか?

お客様とのご相談でも、いつも年末年始から春先にかけて、
事業計画の立案や見直しといったご相談が増えてきます。
そのとき、「普段、頭の中で考えているけれど、書いてみるまでは…」
といった方が多いです。

日頃、個人や少人数で事業をされている方の場合、
おひとりで何役もこなしている方も多いので…
「時間を取って、振り返りや今後のプランを書き出してみる」というのは、
容易にはできないかも知れません。

でも、時間を“見える化”することで、
これまでの時間配分の見直しや業務内容の効率化が図られ、
新たなプランが生まれるかも知れません。

いま、大変な時期だからこそ…
この作業、おススメです!

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<あとがき>

昨日、午前中に仕事を終えて、
午後は、知人がいま勉強中の「パーソナルカラー診断」
診てもらいました。

私の場合、黄色がベースの「秋タイプ」だそうです。
青みが強いカラーを顔の近くに乗せると、
青白くて元気ない表情に…よく分かりました。

「こんなに典型的な秋タイプは、初めてです!」と、
診断した知人から笑われました。。。

<今日の音楽>
『交響曲 第1番』  ベートーヴェン
来月、所属するアマチュアオケで演奏する楽曲を、
iTunesに落として聴いています。

聴く側としては、楽しいのですが…
演奏する側になると、実は奥深くて、難しい。。。

経営コンサルタント・石川知穂

経営コンサルタント(中小企業診断士)/経営革新等支援機関

東京都出身